איך לעבוד בצורה יעילה?

נדון בפוסט זה בשתי שאלות שונות:

- איך לארגן את הזמן שאנחנו מקדישים לעבודה?

- איך לא לאבד עשתונות כשלא הכל מתנהל כמו שציפינו?

1) איך לארגן את הזמן שאנחנו מקדישים לעבודה?

בסוף שיעור מקהלה, ניגשתי אל המורה וביקשתי ממנה טיפים כדי לעבוד בצורה יעילה על החומר שהיא נתנה לנו כעבודת בית. היא אמרה לי בין השאר: "תעבוד כמה שאתה יכול בקצב שלך. כשאתה מרגיש שאתה עייף וכשאתה כבר לא קולט, אל תתבייש לעשות הפסקה. מוטב לעבוד 45 דקות יעילות, לנוח רבע שעה ושוב לעבוד בצורה מאומצת, מאשר לעבוד שלוש שעות רצופות בצורה של ספק עבודה, ספק חלומות, ספק שינה".

הלכתי לפי עצתה ואכן זה עובד! קלטתי יחסית הרבה חומר, ולא הרגשתי את הזמן עובר. התאמתי את השיטה לאופי החרד שלי: בכל פעם אני מכוון את השעון המעורר שלי לשלושת רבעי השעה הקרובים. כך, אם אני עובד על משהו בשוונג ושומע את הצלצול, אז אין בעיה: עברו שלושת רבעי השעה, נהניתי, ואז - אני יכול להחליט אם להמשיך לעבוד עוד או לקחת מנוחה. אבל, אם לא עבדתי בשוונג כי העבודה הזאת קצת משעממת אותי, אז אני לא מודאג במהלך העבודה שלי, כי אני יודע שאוטוטו יגיע הצלצול הגואל.

אומרים בציניות: "מקצת מנוחה, אף אחד עוד לא מת!" אבל זה נכון!

מצד שני שמתי לב שיותר מדי מנוחה מעייפת לא פחות מאשר יותר מדי עבודה.

2) איך לא מאבד עשתונות כשלא הכל מתנהל כמו שציפינו?

אתם בטח מכירים את התופעה הבאה: אתם עובדים על משימה מסוימת ושום דבר לא מתנהל כמו שציפיתם! ואז, אתם מאבדים את העשתונות: מתעצבנים, ובסוף נוטשים את המשימה, או מבצעים אותה בפי כמה מהזמן שאתם רגילים לעשות אותה, ובאיכות הרבה יותר נמוכה. אתם פשוט "לא עצמכם", ומקנאים באנשים ששומרים על קור רוח במצבים כאלה.

אני הייתי כזה במספר רב מדי של פעמים. כשגיליתי שהחרדה זה המקור לבעיה, גיליתי גם את התרופה לבעיה.

דוגמא:

עבדתי עם OUTLOOK (תכנה לניהול המיילים שלנו של MICROSOFT), ובשלב מסוים רציתי להוסיף איש קשר חדש. חיפשתי בכל התפריט ותתי-התפריטים ולא מצאתי סעיף כזה. נכנסתי ללחץ.

להלן ההתנהגות האופיינית שהייתה לי במקרים כאלה:

- הייתי מנסה שוב ושוב לבדוק במקומות שכבר בדקתי, אם קרה נס והסעיף שחיפשתי מופיע עכשיו.

- משזה לא הייתי מצליח, הייתי אומר מספר קללות עסיסיות בצרפתית, כאילו זה יעזור...

עכשיו לעומת זאת, אני בדרך כלל:

- מזהה מייד שיש לי עסק עם חרדה, לחץ, איך שלא תקראו לזה. הכרה והודאה לעצמי שהתוכנה המסכנה הזאת לא אשמה אולי בכלום, אלא שאני נכנסתי לחרדה, מהווה חצי מהפתרון. כי אני יודע שחרדה במקרה זה היא תופעה בריאה, מאחר והיא מסמנת לי שיש לי בעיה נורמלית לחלוטין. הכרה זו מפסיקה מיד את החרדה , ומכניסה אותי למצב רוח טוב ומוכן להילחם בבעיה. (ממליץ בהקשר הזה גם לקרוא את הפוסט "איך להתמודד עם חרדה?)

אני אז מנהל עם עצמי למשל שיח כזה:

"טוב יוסי, אז בלי פאניקה! בוא נשתלט על המצב במקום שניתן למצב להשתלט עלינו! מקסימום, אם לא אצליח, ארים טלפון לטכנאי! מה אני מחפש כבר? ליצור איש קשר חדש? האם זה נמצא בתפריט? לא! אולי באג בתכנה?! אז מה עושים במקרה כזה? אפשרות אחת לסגור את התוכנה ולהדליק אותה חזרה. אבל לפני זה, בוא ננסה משהו אחר: ננסה לראות מה כתוב ב-Help". ואז אני פותח אותו ונפתח לי חלון: מה אתה רוצה לעשות? אני כותב: לפתוח איש קשר חדש! לוחץ Enter, ומיד התכנה מובילה אותי לאן שרציתי. נפתרה הבעיה!

לסיכום:

בפוסט זה עסקנו בשאלה: "איך לעבוד בצורה יעילה?" התייחסנו לשאלה זו משני היבטים:

1) איך לארגן את הזמן שאנחנו מקדישים לעבודה? ראינו שהמלצתי היא לעבוד במנות קצובות ולעשות הפסקות.

2) איך לא מאבד עשתונות כשלא הכל מתנהל כמו שציפינו?

ראינו שהגורם לאיבוד עשתונות הוא חרדה, וכי הכרה בגורם עוזרת לפתור את הבעיה.

מה דעתכם?

- האם אתם נוהגים לעשות הפסקות כשאתם עובדים?

- איך אתם מתמודדים כשדברים לא הולכים כפי שציפיתם? - מה עוזר לכם לעבוד בצורה יעילה? אשמח לשמוע דוגמאות מניסיונכם האישי. אפשר לכתוב למטה בתגובות.